仕事がデキる人がしている効率化を図る6つのコツ

こんにちは、ゆきです！

今回は仕事ができる人がしている効率化を図る6つのコツについてご紹介します。

みなさんの周りには

と思う人っていませんか？

何をやっても不器用な私は、そのように仕事が効率的にデキる人に対して、

と諦めていました。（…といっても、ホンネとしては、できるのであれば私も仕事を効率的にこなせるカッコ良い女性になりたい！とも思っていました）

しかし、効率良く仕事がデキる人は、もともともってうまれた素質や才能ではなく、誰でもカンタンに効率的に仕事ができるようになるコツがあったんです。

そこで、本記事では、私と同じように思っている方や、下記のようなお悩みを持つ方にとってピッタリな解決策をまとめましたので、ぜひ最後まで読んでいただけたら嬉しいです！

早速、今回ご紹介する6つのコツをおさえることで、自信をもって毎日の仕事をこなせる状態や環境を整えていきましょう！

そもそも効率化できると何が良いのか？

そうですよね。

なんでもかんでも効率化すれば良いというわけでもないですし、効率的に仕事ができるようになると、どんな良いことがあるのでしょうか。

効率化するメリットにはいくつかありますが、ここでは主な3点のメリットをご紹介します。

1.時間あたりの生産性がUPする

効率的に仕事ができるようになると、1時間の中でできる仕事の量や質が向上することで、生産性を上げることができます。

例えば、1時間に1つのタスクができる人と10個のタスクができる人がいたら（求められる納品のクオリティは同じとします）間違いなく10個タスクができる人のほうが生産性が高いですよね。

さらに、フリーランスの方の場合は1時あたりの単価を上げることも可能です。

時間単価がダイレクトに反映される仕組みの上で仕事をしている場合、収入を上げていきたい人は仕事を効率化することで単価UPの可能性があるという大きなメリットがあります。

2.他に使える時間が増える

今まで1時間かけていた仕事が30分でできるようになると、単純に残り30分を他のことに使える時間が増えます。

特に

• 仕事量が多くていつも残業になってしまう…
• 休憩の時間を返上して仕事をしている…

といった方は、仕事を効率化することで、残業せず定時で帰れるようになったり、しっかりと休憩時間を確保してメリハリをつけて仕事に集中できるなどのメリットがあります。

1日24時間なのは変わらないですが、効率化することで時間を作り出すことができます。

3.信頼に繋がる

仕事を効率化できるようになると、受けられる仕事量が増えたり、納品するスピードが速くなることで、その結果、信頼に繋がりやすくなります。

例えば、あなたが部下に急ぎの仕事を頼むとしたらAさんとBさんどちらに仕事を依頼したいと思いますか？

間違いなく、『Bさん』と回答するのではないでしょうか。

このように、日頃から効率的に仕事ができる状態を整えておくことで、一緒に仕事をする人や周りからの信頼に繋がるメリットがあります。

仕事がデキる人がしている効率化を図る6つのコツ

仕事がデキる人たちには共通して実践している効率化のコツがあります。

ここからは、その6つのコツをご紹介します。

今回ご紹介する内容を実践することで、誰でも仕事の効率をグン！とUPさせることができますので、ぜひ取り入れてみてくださいね！

1.仕事の優先順位を決める

タスクを効率的に進める上でなによりも重要なことは、仕事の優先順位を決めることです。

みなさんも普段対応している仕事の中で、全てが同じ重要度ではないかと思います。

急ぎじゃなく、さほど重要でもない仕事から進めてしまい、結局緊急性や重要性の高い仕事を後回しにしてしまっていた…なんて経験のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そうならないためにも、まずは最優先の仕事から取り組むことがオススメです。
そうすることによって、重要なタスクを確実に完了させることができます。

なお、最優先の仕事が何件もある場合のコツは、すぐに終わるタスクから進めることです。

重めの仕事をずっとし続けると、気持ち的にも
「なかなか終わらない…」「まだ1件も終わってない、どうしよう」と焦りに繋がってしまいますし、だんだんとモチベーションも下がってしまいます。

すぐに終わるものや軽めの仕事からどんどんと完了させていくことでやるべき仕事がどんどんと減っていく感覚もあり、パフォーマンスを維持しながら進めることができます。

2.期限を設定する

仕事に対して明確な期限を設定することで、集中力が高まり、ムダな時間を減らすことができます。

また、期限を設定すると、1つ目の「仕事の優先順位を決める」ということにも共通しますが、やるべきタスクの優先順位が明確になります。

計画的に作業を進めるためにも、期限を設定しましょう！

3.TO DOリストを作る

TO DOリストを作ることで、日々のタスクがパッと視覚的にわかるようになります。

何をすべきか明確に把握でき、完了したタスクをチェックしていくと達成感を得られ、モチベーションを維持することができます。

という方も多いのではないでしょうか。（達成感がありますよね…！）

さらに、忘れがちなタスクもリスト化することで忘れずに取り組むことができるので、TO DOリストを作ることで効率的に仕事ができるようになります。

4.整理整頓する

仕事がデキる人は、常にデスクや作業スペースがすっきりと整理整頓されています。

仕事をする環境が整うことで、探し物をしてムダに時間が過ぎてしまう…といったこともなくなり、作業に集中できます。

このように、気づいたら何時間も探し物をしていた…なんてことある方もいらっしゃるのではないでしょうか。（その時の焦りと時間をムダにしてるな〜って感覚、イヤですよね・・・）

また、仕事がデキる人は、PC内などWeb上のデータも整理整頓されていることが多く、必要なファイルをすぐに見つけることができます。

そのため、ムダな時間をかけることなく必要最低限の時間で仕事を進めることができます。

5.周りをよくみる

周りの状況をよく観察して、まわりのちからを借りたり、協力を求めることも効率化の重要な要素です。

これ、責任感の強い方や人に頼ることが苦手な方にとっては

「人に頼るなんて…申し訳ないな」

と遠慮してしまうかもしれませんが、他の人の仕事の進捗や状況を把握することで、適切なタイミングで手があいている人に助けを求めることができます。

逆にまわりの人が忙しそうなときには「サポートしましょうか？」とお手伝いすることができます。

日頃からコミュニケーションをしっかりととっておくことも、実は効率化につながるんです。

6.効率化するツールやモノにお金をかける

最後に、仕事がデキる人は、費用対効果を考え、仕事の時間が短縮できたり、効率的に進められるツールやモノにはお金をかけます。

私は、タスク管理にNotionやGoogleスプレッドシート（どちらも無料で使用できます）、ChatGPTに課金をしてアイディア出しをしたり情報収集などフル活用していることで効率アップしました。

その他オススメのツールはこちらの記事で紹介しているのでよければ参考にいただけると嬉しいです♪

また、仕事以外でも、プライベートでもお金をかけることで効率化につながる場合もあります。

例えば、食洗機や乾燥機能付きの洗濯機など、家事代行サービスに頼むなど、自分がやらなくても良いことにお金をかけ、その時間を仕事や他のことにあてるのもおすすめです。

ぜひ、日々の業務に取り入れてみてください。

効率化のためにやるべきこと

では、効率化のために、まず何から進めると良いのでしょうか？

仕事の効率を上げるためには、日々の習慣や考え方を見直すことが重要です。

ここでは、効率化を図るために実践すると良い5つの方法をご紹介します。

1.やらないことを決める

効率的に仕事を進めるためには、何をやるかだけでなく、何をやらないかを決めることが重要です。

全てのタスクに取り組もうとすると、時間が足りなくなり、重要な仕事に集中できなくなります。

優先順位の低いタスクや生産性の低い活動をリストアップし、それらをやらないことを決めることで、重要なタスクに集中する時間を確保しましょう。

2.がんばったご褒美を決める

モチベーションを維持するためには、頑張った自分にご褒美を設定することが効果的です。

大きなタスクを終えた後や、一定の目標を達成した際には、自分へのご褒美を用意することで、次の仕事への意欲を高めることができます。

ご褒美は好きな食べ物や、趣味の時間を確保するなど、自分にとって魅力的なものにしましょう♪

（私は「この仕事終わったらプリン食べよう〜」といった小さな目標から、「この目標達成した状態で推しのライブに行くぞ！」など、小さなものから大きなご褒美まで両方設定しています♪）

3.タスクを管理する

タスク管理は効率化の基本です。

仕事の全体像を把握し、タスクをリストアップすることで、何をすべきかが明確になります。

タスク管理ツールを活用することで、期限や優先順位を設定し、進捗状況をチェックできます。これにより、抜け漏れを防ぎ、計画的に仕事を進めることができます。

4.ルーティーン業務を見直してみる

毎日のルーティーン業務を見直すことで、無駄な時間を削減し、効率化を図ることができます。

定期的に自分の仕事を見直して、改善点を見つけていくと良いです。

例えば、メールチェックの頻度を減らす、定型業務を自動化するツールを導入するなどの方法があります。効率的なルーティーンを構築することで、日常業務の負担を軽減できます。

5.完璧主義にならない

「完璧主義」というワードを見て、ドキッとした方も多いのではないでしょうか。

完璧を追求しすぎると、時間がかかり過ぎてしまい、結果的に効率が低下してしまいかねません…。

もちろん高品質な仕事を目指すことは重要ですが、適度なゆとりや時には妥協することも必要です。

重要なのは、期限内に結果を出すことです。完璧主義を少し手放し、70〜80％の完成度で納得することで、スピード感を持って仕事に取り組むことができます。

これらの方法を実践することで、仕事の効率を大幅に向上させることができます♪

ぜひ、自分に合った方法を取り入れて、日々の業務をよりスムーズに進めてみてくださいね。

さいごに

いかがでしたか？

効率化に悩む方、何をやっても時間がかかってしまう・集中できない…といった方は今回の内容をもとにぜひ取り入れられるところから試してみてくださいね！

最後までお読みいただき、ありがとうございました。